UMOWA Z FOTOGRAFEM ŚLUBNYM
Kwestia współpracy z fotografem ślubnym jest na tyle poważna, że nie wypada już nawet myśleć o tym, żeby zlecić komuś takie zadanie bez podpisania umowy. Umowa z fotografem ślubnym zabezpiecza obie strony. Jeśli wybrany przez Was fotograf unika podpisania umowy, to polecam Wam bez większego zastanowienia szukać innego usługodawcy. Umowę z fotografem podpisuje się po to, aby zabezpieczyć się przed najgorszą możliwą sytuacją, która może wystąpić. Z taką myślą polecam podchodzić do tematu umowy z każdym usługodawcom. Nie zdziwcie się także, że umowy z fotografami ślubnymi mogą zawierać rygorystyczne zapisy chroniące fotografa. Najczęściej umowa z fotografem staje się rygorystyczna po tym jak pojawią się pierwsze problemy we współpracy z klientami, ale równowaga musi być zachowana. Fotograf musi sprawiedliwie zadbać także o korzystne zapisy dla swoich klientów (np. kary umowne nie mogą być stosowane jednostronnie.)
Co powinna zawierać umowa z fotografem ślubnym? Spis treści:
Co powinna zawierać umowa z fotografem
Dane kontaktowe
Informacje o reportażu ślubnym
Zakres usług
Informacja o tym kto będzie fotografem (przeczytaj dlaczego to ważne)
Informacje dot. rozliczenia
Zadatek vs. zaliczka
Termin oddania zdjęć
Szczegółowe ustalenia
Informacja o przetwarzaniu danych
Kiedy podpisać umowę z fotografem
Co powinna zawierać umowa z fotografem ślubnym?
Jest kilka ważnych punktów, które należy zawrzeć w umowie z fotografem ślubnym jeśli chcecie mieć pewność, że współpraca będzie przebiegała bezproblemowo. Oto kilka z nich:
Dane kontaktowe Wasze oraz fotografa
W umowie z fotografem muszą się znaleźć Wasze dane osobowe oraz fotografa. Imiona, Nazwiska, adresy zamieszkania oraz pesele lub NIP i nazwa firmy jeśli fotograf prowadzi działalność gospodarczą. Często umowy podpisywane są poza siedzibą firmy (np w kawiarniach), co w przypadku oszustwa (tfu, tfu, obu nic takiego Ci się nie przydarzyło) dodatkowo działa na niekorzyść, bo utrudni odnalezienie fotografa, dlatego zweryfikujcie dane wpisane w umowie.
Informacje dotyczące reportażu ślubnego
Data, miejsce ślubu i wesela oraz godziny rozpoczęcia. To bardzo ważne informacje. Oczywiście dobrze jest je jeszcze potwierdzić tuż przed weselem bo na etapie umowy najczęściej godzina rozpoczęcia nie jest znana. Umowy podpisywane są często z dużym wyprzedzeniem i warto umówić się na kontakt z fotografem kilka tygodni przed samym weselem, aby ustalić szczegóły.
Zakres usług w umowie z fotografem
Nie wyobrażam sobie umowy z fotografem ślubnym bez precyzyjnego określenia za co się płaci. Jeśli sama umowa nie ma takiej informacji, to ważne aby oferta z ustaleniami stanowiła załącznik, w którym wszystko jest wyszczególnione. Jeśli były jakieś ustalenia słowne (o gratisach itd), to dopilnuj aby zostały dopisane do umowy lub informacji cenowej.
Informacja o tym kto dokładnie będzie Waszym fotografem na ślubie
To musi znaleźć się na umowie z fotografem. Zdarzają się sytuacje, że narzeczeni podpisują umowę z jedną osobą, a w dniu wesela pojawia się ktoś zupełnie inny, bez wcześniejszych informacji, zgody i ustaleń. Wyobrażam sobie, że to musi być bardzo niekomfortowe dla Pary Młodej. Wynika to z tego, że fotografowie podpisują wiele umów na jeden termin i wybierają dla siebie najbardziej korzystną finansowo, a resztę zlecają innym. Ja oczywiście rozumiem taki model biznesowy, ale klient powinien wiedzieć o tym od samego początku. Przedyskutujcie to ze swoim fotografem zwłaszcza jeśli zależy wam na dobrej jakości usłudze.
Kwestie związane z rozliczeniem - płatności i terminy
Pierwsza płatność, to najczęściej zadatek, który jest wysokości ok 30% kwoty na umowie. Podpisana umowa i zadatek gwarantuje Wam rezerwację terminu i to, że jeśli fotograf się wycofa, to musi oddać Wam dwu-krotność zadatku. Jeśli Wy zrezygnujecie, to zadatek zostaje u fotografa. Pozostała część płatności, to kwestia umowna. Najczęściej pozostałą kwotę trzeba zapłacić fotografowi do dnia ślubu przelewem lub w dniu ślubu gotówką. Przelew jest bardzo bezpieczny dla Was i dla fotografa. Po pierwsze posiadacie potwierdzenie przelewu, co za tym idzie macie dowód, że usługa została rozliczona. Po drugie minimalizuje to ryzyko kradzieży i fotograf może spokojnie skoncentrować się na swoim zleceniu. Każdy fotograf ma zazwyczaj utarty schemat działania, ale nie widzę tutaj przeszkód w negocjacjach warunków płatności (z zachowaniem zdrowego rozsądku oczywiście).
Zadatek w umowie z fotografem
To kwestia, która często wymaga wyjaśnienia przy podpisaniu każdej umowy. Zadatek nie podlega zwrotowi w przypadku rozwiązania umowy przez parę młodą. Jeśli umowę rozwiąże fotograf, to musi oddać dwu-krotność wpłaconego zadatku.
Termin oddania galerii ze zdjęciami ślubnymi
Dobrze jest wiedzieć, kiedy możecie spodziewać się zdjęć ze ślubu. Koniecznie określcie tą datę w umowie.
Szczegółowe warunki współpracy
Jeśli są jakieś ważne ustalenia między Wami, a fotografem ślubnym, to również musza się znaleźć na umowie. Jeśli macie obiecany jakiś gratis, to niech on się znajdzie w umowie. Gdy oferuję swoim parom darmową sesję narzeczeńską, a do ślubu jest jeszcze 2 lata, to stosowny zapis znajduje się w umowie.
Oprócz zapisów w umowie, to szczegółowe ustalenia potwierdzam z moimi klientami tuż przed weselem, żeby mieć pewność, że wszystko jest aktualne. Chodzi tu bardziej o godziny i miejsca bo oczywiste jest to, że w ciągu 2 lat może się coś zmienić.
Informacja o przetwarzaniu danych
Rodo to już dzisiaj standard w umowach z fotografami - macie do tego prawo aby wiedzieć jak Wasze dane są przetwarzane. Zgoda marketingowa, to także zapis, o którym warto wiedzieć. Nie macie obowiązku wyrażać zgody marketingowej, a usługodawca w związku z brakiem zgody nie może Was obciążyć dodatkowymi kosztami lub podwyżką ceny usługi. Jeśli podpiszecie zgodę marketingową, to w każdej chwili możecie się z niej wycofać.
Kiedy podpisać umowę z fotografem?
Jeśli przedstawione warunki w ofercie Wam odpowiadają, to podpiszcie umowę jak najszybciej. Ilość wolnych terminów bardzo dynamicznie się zmienia i większość zapytań trafia do mnie z półtorarocznym wyprzedzeniem.
Najlepiej umowę podpisać w trakcie spotkania, po osobistej rozmowie z fotografem i ocenie czy jest to osoba, z którą chcielibyście współpracować. Ale jeśli zdarzy się, że dzieli Was zbyt duża odległość, to spotkanie równie dobrze może się odbyć przez Skype.
Mam nadzieję, że tych kilka informacji na temat umowy z fotografem ślubnym Ci się przydało. Jeśli chcesz sprawdzić moją ofertę lub zadać mi jakieś pytania na temat współpracy, to zapraszam: